เมื่อพบเห็นอากาศยานหรือเรือประสบภัย การแจ้งข่าวต่อศูนย์ประสานงานการค้นหาและช่วยเหลือฯ กรมการขนส่งทางอากาศ ซึ่งปฏิบัติงานตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่มีวันหยุด สามารถกระทำได้โดย
1. แจ้งโดยตรง ทางโทรศัพท์ หมายเลข 0 2286 0506, 0 2286 0594 ทางโทรสาร หมายเลข 0 2287 3186 (ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม) 2. แจ้งผ่านที่ทำการไปรษณีย์ทุกแห่งของบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด โดยได้รับการ ยกเว้นไม่ต้องเสียเงินค่าธรรมเนียมการแจ้งข่าวเกี่ยวกับอากาศยานหรือเรือที่ประสบภัย โดยจ่าหน้าดังนี้
ศูนย์ประสานงานการค้นหาและช่วยเหลืออากาศยานและเรือที่ประสบภัย3. ลักษณะของข่าวอากาศยานและเรือที่ประสบภัย ควรประกอบด้วยข้อมูลดังนี้
กรมการขนส่งทางอากาศ
ซอยงามดูพลี ถนนพระราม 4
แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 101203.1 เครื่องหมายสัญชาติและทะเบียน สี และสภาพลักษณะของอากาศยานหรือ ชนิด (เรือโดยสาร, เรือสินค้า, เรือบรรทุกน้ำมัน) ขนาด ชื่อ และสัญชาติของเรือ3.2 ตำบลที่อยู่ของอากาศยานหรือเรือที่ประสบภัย อาจกำหนดโดยเส้นรุ้งและ เส้นแวง หรือระบุเป็นระยะทาง และทิศจริงจากจุดตำบลที่สำคัญเด่นชัดใกล้เคียงในพื้นที่ภูมิประเทศ
3.3 สภาพลักษณะคลื่น ทิศทาง และความเร็วลมในทะเล
3.4 เวลาที่พบเห็นเหตุการณ์
3.5 สภาพลักษณะ จำนวนบุคคลที่พบเห็น (ตาย บาดเจ็บ หรือบาดเจ็บสาหัส)
3.6 การให้ความช่วยเหลือในเบื้องต้น
ความสำคัญของประชาชนหรือผู้พบเห็นเหตุการณ์
ถึงแม้ว่าทาง ศูนย์ประสานงานการค้นหาและช่วยเหลืออากาศยานและเรือที่ประสบภัย กรมการขนส่งทางอากาศ จะติดต่อประสานงานกับหน่วยค้นหาและช่วยเหลือ และหน่วยระวังภัย เพื่องานการค้นหาและช่วยเหลืออย่างเต็มที่แล้วก็ตาม การค้นหาและช่วยเหลือผู้ประสบภัยจะกระทำให้ได้ผลอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพนั้น ยังต้องขึ้นอยู่กับความร่วมมือของเจ้าหน้าที่ และประชาชนในพื้นที่ ซึ่งอากาศยานหรือเรือเกิดอุบัติภัยเป็นสำคัญในหลาย ๆ ประการ
ประการที่หนึ่ง นับว่ามีความสำคัญมากที่สุด ก็คือการหาจุดที่อากาศยานหรือเรือที่ประสบภัยให้พบได้โดยเร็วที่สุด ซึ่งจะอยู่กับข่าวที่ได้รับเข้ามา การที่จะได้ข่าวมานั้นก็ขึ้นอยู่กับ ผู้พบเห็นเหตุการณ์ในพื้นที่จะเป็นผู้ส่งเข้ามา ถ้าไม่ได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่หรือประชาชนในพื้นที่แล้ว การค้นหาผู้ประสบภัยจะกระทำได้ยากและใช้เวลานาน เนื่องจากบางครั้งอากาศยานเกิด อุบัติภัยในพื้นที่ซึ่งมีภูมิประเทศเป็นป่าเขา การค้นหาทางอากาศจะพบเห็นได้ยาก ทั้งสภาพอากาศก็เป็นอุปสรรคต่อการค้นหาในบางขณะ ฉะนั้นข่าวเกี่ยวกับจุดที่อากาศยานหรือเรือเกิดอุบัติภัย จึงเป็นข่าวที่นับว่ามีความสำคัญที่สุดข่าวหนึ่งประการที่สอง ก็นับว่าสำคัญมากเช่นกัน คือการช่วยเหลือในเบื้องต้น ก็ขึ้นอยู่กับ เจ้าหน้าที่และประชาชนในบริเวณพื้นที่ที่อากาศยานหรือเรือประสบภัยอีกเช่นกัน ผู้ประสบภัยหรือ ผู้รอดชีวิตที่มีอาการบาดเจ็บจะรอดชีวิตหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่ที่ว่าจะไปถึงมือแพทย์เพื่อทำการรักษาได้ ทันเวลาหรือไม่ ซึ่งการนี้ก็จะขึ้นอยู่กับการช่วยเหลือของบุคคลในพื้นที่เกิดเหตุนั่นเองประการที่สาม ซึ่งถึงแม้จะไม่เกี่ยวข้องกับการค้นหาและช่วยเหลือโดยตรง แต่จะมีความจำเป็นในการป้องกันไม่ให้อุบัติเหตุเกิดซ้ำอีก ประการนั้นก็คือ การรักษาสภาพบริเวณอากาศยานประสบอุบัติเหตุไว้ให้อยู่ในสภาพเดิมที่เกิดขึ้นให้มากที่สุด ทั้งนี้เพื่อที่จะรอให้คณะกรรมการสอบสวนฯ ตรวจหาสาเหตุที่อากาศยานเกิดอุบัติภัยเข้าไปทำการสอบสวนและตรวจสอบ ทั้งนี้ถ้ารักษาสภาพบริเวณที่เกิดอุบัติภัยไว้คงเดิมมากที่สุด การตรวจสอบและสอบสวนจะทำให้ประมาณได้ว่าเกิดขึ้นเพราะอะไร เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจะได้นำไปพิจารณาหาทางป้องกันมิให้เกิดซ้ำขึ้นอีกดังนั้นความร่วมมือของเจ้าหน้าที่และประชาชนในพื้นที่ที่กล่าวมาแล้วนั้น เป็นความจำเป็นอย่างมากในงานค้นหาและช่วยเหลืออากาศยานและเรือที่ประสบภัย